Finanse w systemach ERP

FK, jako podstawowe oprogramowanie do zarządzania finansami przedsiębiorstwa.

Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów

Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów

Badania przeprowadzone w USA wykazały, że pracownik administracji zużywa rocznie 12 ryz papieru, a na obsługę jednego dokumentu traci 6 do 12 minut. To bardzo zwiększa koszty obsługi administracyjnej. Prawdopodobnie wyniki badań w Polsce byłyby podobne.

System DMS

To skrót od Document Management Systems czyli systemu zarządzania obiegiem dokumentów w firmie. Jego głównym celem jest efektywność organizowania, przetwarzania, zarządzania i archiwizowania dokumentów. Głównym narzędziem są specjalne programy informatyczne do elektronicznego obiegu dokumentów.

W Polsce tylko kilkanaście procent firm korzysta wyłącznie z elektronicznego systemu, ale wskaźnik ten stopniowo rośnie. Jego zalety zaczynają też powoli doceniać urzędy administracji publicznej, tym bardziej, że na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów mogą korzystać z funduszy unijnych.

Jak to działa

Podstawową zasadą jest obsługa dokumentów w formie elektronicznej. Te tradycyjne papierowe muszą być zeskanowane. Wersja elektroniczna umożliwia nie tylko rejestrowanie korespondencji, ale także tworzenie nowych dokumentów i ich edytowanie bez konieczności wielokrotnego drukowania. System elektronicznego obiegu pozwala na śledzenie dokumentu, stanu załatwienia sprawy.

Odpowiednie pisma trafiają bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za załatwienie sprawy, co znacznie skraca czas. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na katalogowanie dokumentów według określonych kryteriów i ich archiwizowanie.

Korzyści z wdrożenia systemu elektronicznego

Trudno jest przecenić zalety zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów. Możemy je podzielić na korzyści wymierne i niewymierne.

Do korzyści wymiernych niewątpliwie możemy zaliczyć oszczędności wynikające z mniejszego zużycia papieru, segregatorów, teczek, tonerów do drukarek. Archiwizacja dokumentów papierowych wymaga także dodatkowej powierzchni do ich magazynowania.

Korzyści niewymierne to przede wszystkim możliwość lepszego zarządzania firmą, szybszy dostęp do informacji, realizacja zadań w terminie.

Dodatkowe korzyści to katalogowanie i archiwizacja dokumentów zgodnie z ich właściwościami wewnętrznymi (treść, zadania) i zewnętrznymi (data wpływu i realizacji). Elektroniczny obieg umożliwia także tworzenie uporządkowanych zespołów odpowiedzialnych za realizację zadań i dostęp do dokumentów. Oszczędza to czas i gwarantuje zachowanie zasad bezpieczeństwa. Tylko uprawnione osoby mają dostęp do wybranej grupy dokumentacji.

Jeszcze przez jakiś czas zarówno w firmach (w mniejszym stopniu) jak i urzędach będą funkcjonować równocześnie tradycyjny system dokumentów papierowych i elektroniczny obieg dokumentów.

admin

Comments are closed.